1) заявка на кредит;
2) запрос информации о платежеспособности;
3) ответ на запрос о платежеспособности;
4) письмо о представлении кредита;
5) письмо об отказе в кредите;
6) требование возмещения просроченного платежа

Кредитные заявки на потребительские тавары от частных лиц обычно оформляются на специальных бланках. В них указываются домашний адрес и адрес предприятия, название банка и номер счета чаще всего оформляется в виде делового.Если предприятие недавно учреждено, ему может понадобиться кредит для закупки сырья или основных фондов. В приложении к письму такого рода должны быть кридитные рккомендации от банков или других организаций, которые могут открывать кредит.
 
 

KRETCHMERS' APPLIANCE STORE 1135 State Street Chicago, Illinois 60688 February 3, 19__ Standard Electric Corporation 2120 Oak Terrace Lake Bluff, Illinois 60044 Dear Sirs: Enclosed is our purchase order 121 for 6 four-slice toasters, model 18E. We would like to place this order on open account according to your regular terms. Our store has been open ed for two months, and you may check out credit rating with Ms. Peggy Sawyer, branch manager of the First Bank of Chicago, 1160 State Street, Chicago, Illinois 60688. You may also check our credit standing with the following companies: The Kenso Clock Company, 150 Ottawa, N.W., Grand Rapids, Michigan 49503. National Kitchen Products, Inc., 55 East Main Street, Round Lake Park, Illinois 60733 Eastern Electric Corporation, 750 East 58 Street, Chicago, Illinois 60637 Please let us know your decision regarding our credit as well as an approximate delivery date for our first order. Sincerely yours, Bruce Kretchmer

В некоторых организациях, например, в университетах, универмагах, есть специальный кредитный отдел, куда передаются запросы на кредит. В этом отделе хранится информация о платежеспособности организаций или отдельных лиц, и вопрос о предоставлении кредита решается там. В тех организациях, где подобного отдела не существует, пишут запрос на информацию о платежеспособности тем, кто давал рекомендацию на кредит. Письмо должно содержать уверения в конфиденциальности. В него можно вложить конверт с обратных адресом.
 
 

STANDARD ELECTRIC CORPORATION 2120 Oak Terrace Lake Bluff, Illinois 60044 February 7, 19__ Ms. Peggy Sawyer Branch Manager The First Bank of Chicago 1160 State Street Chicago, Illinois 60688 Dear Ms. Sawyer: Krethmer's Appliance Store, 1135 State Street, Chicago, has placed an order with us for $120 worth of merchandise and listed you as a credit reference. We would appreciate your sending us information regarding Kretchmer's credit rating. We would especially like to know how long the owner, Bruce Kretchmer, has had an account with you and whether or not any of his debts are past due. We will, of course, keep any information we receive in the strictest confidence. A reply envelope is enclosed for your convenience. Sincerely yours, STANDARD ELECTRIC CORPORATION Milton Smedley Credit Department

Кредит предоставляется в случае, если все рекомендации положительны. Независимо от того, кто делает заявку: торговый агент или частное лицо, письмо о предоставлении кредита должно:

 1) дать согласие на открытие счета;
2) выразить свое одобрение;
3) объяснить кредитные условия и возможные привилегии;
4) поощрить вашего клиента к дальнейшим покупкам.

В некоторых случаях на кредитную заявку приходится давать отказ. Отказ должен быть обоснован и в то же время завуалирован в целях такта и защиты тех, кто давал неблагоприятные рекомендации. Чтобы придать отказу позитивный характер, предложите адресату внести оплату целиком либо обратиться в будущем, тем самым вы скрасите неприятное содержание вашего письма.
 
 

HANS & MEYER'S 1010 Broadway New York, NY 10033 August 10, 19__ Mr. Donald Cortland 20-67 Kissena Blvd. Queens, NY 11203 Dear Mr. Cortland: Thank you for your recent application for a Hans $ Meyer charge account. However, we believe it would not be in your best interest to grant you credit at this time. An impartial credit investigation indicates that your present financial obligations are substantial. We fear that adding to those obligations could jeopardize your sound credit standing in the community. Of course, Mr. Cortland, you are always welcome to shop at Hans & Meyer's where we will try our best to serve you in anyway possible. And if, in the future, your obligations should be reduced, feel free to happy again for a charge account. We shall be delighted to reconsider. Cordially yours,

Даже при самом тщательном анализе платежеспособности клиен- та возможны просчеты. Если задолженность просрочена, вам необходимо написать требование на платеж. Сразу возникает вопрос, как получить назад свои деньги и в то же время сохранить клиента, иными словами, письмо должно быть "принудительным" без ярко выраженного принуждения. Старайтесь поэтому убедить, а не заставить. Такт в данном случае достигнет лучших результатов, чем ирония и злость. Помните об этом.
По энергичности выражаемого требования письма данной тематики можно разделить на несколько групп. Первоначально требование на возмещение просроченного платежа пишете в наиболее мягкой форме. Если долг не возращается, становитесь более настойчивы. Только в случае полной неудачи в последнем письме угрожаете передать дело в суд. Соответственно будет меняться и тон письма от мягкого и позитивного до требовательного и жесткого. Интервалы между письмами могут быть различными: от десяти дней до месяца в начале, до одной-двух недель при дальнейшей переписке. В каждом вашем письме должна содержаться следующая информация:

 1) сумма задолженности;
2) срок задолженности;
3) требования к клиенту.

Сухая выписка из вашего ежемесячного балансового отчета напоминает клиенту о его просроченном платеже. Если ответа нет, через неделю можете выслать аналогичное послание, которое может отличаться от первого тем, что там будет стоять штамп "Past Due" или "Please Remit". Можете вложить в конверт записку, составленную на основе отчета, напоминающую клиенту о просроченном платеже. Ее язык должен быть официален и сух. В первых посланиях подобного рода избегайте эмоций.
 
 

Если первые две попытки исчерпали себя и результат не достигнут, ваше письмо должно приобрести более эмоциальный и личностный характер, однако пока оставаться дружественным по тону. Покажите, что задолженность расценивается как оплошность. Тон письма должен демонстрировать уверенность в том, что клиент намерен платить. Сделайте ударение на зависимости деловой активности адресата от погашения долга, а не на самой задолженности.
 
 

Ваше третье послание также должно сохранять дружественный тон, несмотря на то, что это уже с трудом удается. Вы все еще уверены, что клиент намерен уплатить. Однако здесь нужно потребовать объяснения отсрочки. Аппелируйте к порядочности клиента, его желанию сотрудничать с вами в дальнейшем, его обязательности. Подчеркните ваше желание сохранить его незапятнанную репутацию и кредитную линию. Постарайтесь убедить в том, что клиент сам заинтересован в немедленной оплате, укажите на опасность, которой он себя подвергает, не платя долг. Дайте почувствовать вашу озабоченность создавшейся ситуацией.
 
 

Dear ____________ :  We are truly at a loss. We cannot understand why you still have not cleared your balance of $ ___________ , which is now ___________ overdue. Although you have been a reliable customer for _______ years, we are afraid you are placing your credit standing in jeopardy. Only you by sending us a check today, can insure your reputation and secure the continued convenience of buying on credit. We would hate to lose a valued friend, Mr./Ms._____ . Please allow us to keep serving you. Sincerely,

В конце концов оплата должна быть потребована. Возможно, что только угроза судебного вмешательства заставит клиента заплатить. Письмо может подписать уже не управляющий отдела кредитования, а администратор более высокого уровня, что придаст письму больший вес и внушительность и покажет клиенту серьезность создавшейся ситуации. В то же время вы должны дать последний шанс заплатить, прежде чем предпримете последние шаги.
 
 

Dear _________ : Our Collection Department has informed me of their intention to file suit as you have failed to answer any of our requests for payment of $_______, which is now _________________ overdue. Before taking this action, however, I would like to make a personal appeal to your sound business judgment. I feel certain that, if you telephone me, we can devise some means to settle this matter out of court. Therefore, I ask that you get in touch with me by the _____________ of the month so that I may avoid taking steps which neither of us would like. Truly yours,

В случае, если клиент указывает причину острочки или вносит частичную выплату, отправку требования можно прекратить. Например, клиент задолжал по счету 800 дол. за два месяца и высылает вам чек на 200 дол., в ответ на это вы можете отправить письмо следующего содержания:
 
 

Dear Mr. Marsh: Thank you for your check for $200. The balance remaining on your account is now $600. Since you have requested an extension, we offer you the following payment plan: $200 by the 15th of the month for the next three months. If you have another plan in mind, please telephone my office so that we may discuss it. Otherwise, we will expect your next check for $200 on September 15. Sincerely yours,