Как деловой человек, вы постоянно сталкиваетесь с необходимостью написания писем-просьб. Причины тому могут быть различные:

 1. вам нужно запросить какую-то информацию (например, о ценах или технические характеристики новых товаров);
2. получить образцы заинтересовавшей вас продукции;
3. заказать тот или иной товар;
4. зарезервировать место в гостинице, ресторане, театре;
5. попросить оказать какую-либо услугу (разрешение, помощь, совет).

а) быть кратким и точным;
б) обосновать вашу просьбу;
в) дать полную и четкую информацию.

Одной из разновидностей делового письма является запрос. Запрос, как правило рассчитан на получение какой-либо информации и предполагает, что в дальнейшем вы станете клиентом адресата.
Запрос должен быть написан таким образом, чтобы получатель немедленно ответил на послание, даже несмотря на нехватку времени. Поэтому его следует сформулировать так, чтобы на него можно было легко ответить.
Прежде чем начать писать запрос, точно решите для себя, что вы хотите. Необходимо четко выразить, что вам нужно и какие ответные действия ожидаются от получателя. В таком письме должны быть специальные вопросы, направленные на получение информации особого рода.
 
 

MAHONEY AND MILLMAN, INC 1951 Benson Street Bronx, New York 10465 May 2, 19__ RBM Manufacturing Company, Inc. 4022 Ninth Avenue New York, New York 10055 Dear Sirs: We intend to purchase a new office copier before the end of the fiscal year. We would like to consider an RBM copier and wonder if you have a model that would suit our needs. Our office is small, and a copier would generally be used by only three secretaries. We run approximately 3,000 copies a month and prefer a machine that regular paper. We would like a collator, but rarely need to run off more than 25 copies at any one time. We would also like to know about your warranty and repair service. Since our fiscal year ends June 30, 19__ , we hope to hear from you soon. Sincerely yours,   William Wilson Office Manager WW/sw

В том случае, если вопрос не содержит перспективу возможной продажи, ваше послание должно быть еще более конкретным. Для этого следуйте трем правилам.

1. Разбейте по пунктам ту информацию, которую вы хотите получить.
2. Вложите в письмо конверт с маркой и обратным адресом.
3. Предложите адресату, чем вы могли бы быть ему полезным.

В заказе, как и в любом деловом письме, содержащаяся информация должна быть точной и полной. В противном случае поставка может быть задержана или поставленный товар окажется не тем, что вы заказывали. Каждый заказ должен включать в себя:

1. точное наименование товара;
2. артикул товара (номер по каталогам, номер модели и т.п.);
3. количество;
4. цена одной единицы данного товара;
5. возможная скидка;
6. налог на продажу;
7. полная цена за всю партию;
8. вид расчета (наличный, безналичный, по чеку);
9. описание (размер, вес, цвет, материал, какие-либо дополнительные качества);
10. желаемый день отправки;
11. способ транспортировки (наземный, воздушный);
12. адрес отправки;
13. подпись ответственного лица. В случае, если информация была получена из рекламы, нужно указать ее источник (номер газеты или журнала и т.п.).

В западных странах место в гостинице, как правило бронируется телеграммой. Заказ на место в театре или ресторане чаще всего осуществляется по телефону. Какими бы средствами не осуществляли вы заказ, помните о точности и полноте информации.

Заказ на место должен содержать в себе следующее:

1. полное имя постояльца;
2. место работы постояльца;
3. срок проживания, включая возможный день прибытия;
4. класс номера;
5. особые требования;
6. просьба выслать подтверждение.