Стиль делового письма так же важен, как и правильное его оформление, безупречность с точки зрения грамматики и орфографии. Наиболее типичная, характерная ошибка - это придание деловому письму чрезмерной официальности:
As per your request, please find enclosed herewith a check in the amount of $17.
Такие выражения, как "herewith" и "as per", ничего не добавляя к содержанию высказывания, делают его сухим и трудно воспринимаемым. Поэтому при написании делового письма лучше забывать, что оно деловое. Несмотря на то, что в большей или меньшей степени письмо - это всегда официально, оно должно быть написано естественным языком. Приведенная выше фраза, с учетом этого требования, примет следующий вид.
As you requested, I am enclosing a check for $17.
Второй вариант одной и той же фразы не только звучит более дружественно,
но в то же самое время он и точнее. И теперь, принимая во внимание все
вышесказанное, посмотрим те выражения, которых следует избегать при написании
делового письма.
Expressions to avoid in business letters
according to our records
acknowledge receipt of
as to, with reference to, with regard to, with
respect to
at hand, on hand
attached please find, attached hereto, enclosed
herewith, enclosed please find
beg to inform, beg to tell
duly
for your information
hereby, heretofore, herewith
I have your letter
I wish to thank, may I ask in
in due time, in due course of time
in peceipt of
in the near future
in view of
our Mrs. Campbell
permit me to say
pursuant to
thank you again
thank you in advance
thereon
| Instead of... Вместо... | Use... Используйте... |
| advise, inform
along these lines, on the order of as per at an early date, at your earliest convenience at this time, at the present time, at this writing check to cover deem due to the fact that, because of the fact that favor, communication for the purpose of forward free of charge in accordance with in advance of, prior to in compliance with in re, re in the amount of in the event that kindly of recent date party said same subsequent to the writer, the undersigned up to this writing |
say, tell, let us know
like, similar to as, according to soon, today, next week, specific date now, at present check for believe, consider because letter, memo, et al for send free according to before as you requested regarding, concerning for in, in case please recent person, a specific name not to be used as an adjective not to be used as a noun after, since I/me until now |
Теперь посмотрите примеры двух писем одного и
того же содержания. Судите сами, почему одно из них звучит сухо и неестественно,
в то время как при чтении другого такого ощущения не возникает.
| Dear Mr.Smith:
With reference to your order for
a Sony VCR, we are in receipt
I beg to inform you that, as a manufacturer,
our company sells
For your information, there are
many retailers in your vicinity who
Hoping you understand. Yours truly, |
| Dear Mr.Smith:
We have received your order for
a Sony VCR but, unfortunately, must
As a manufacturer, we sell cameras
only to dealers, with whom we have
Nevertheless, we sincerely appreciate
your interest in Sony products.
Sincerely yours, |
Другой не менее существенный принцип, которому нужно следовать при написании делового письма, заключается в том, что незвисимо от его содержания оно всячески должно показывать ваше уважение к получателю. Не забывайте в деловой переписке чаще добавлять такие простые фразы, как "please", "thank you".
Чем чаще вы употребляете в переписке такие фразы, как "We are sorry", "I appreciate", тем прочнее и результативнее будут ваши взаимоотношения с партнером.
Помните о тактичности и в том случае, если ваше послание неприятно для получателя. Никогда в деловой переписке не употребляйте "обвинительных" выражений типа "your error", "your failure". Их можно обойти следующим образом:
Because the $630 ballance on your account is now over ninety days past due, your credit rating is in jeopardy.
Несмотря на то, что во втором варианте предупреждения содержится та же самая информация, что и в первом, оно воспринимается более позитивно благодаря тому, что там нет непосредственного обращения к получателю.
Письмо будет звучать более тактично и вежливо, если при его чтении у получателя возникает впечатление, что вы разделяете его реакцию на определенные факты, излагаемые в письме.
В том случае, если в употребляете в письме на английском языке местоимения "я", "мы", помните о трех моментах:
1. Используйте "I" в том случае, если речь идет только о вас лично (или о человеке, который подпишет письмо).
2. "We" - когда вы говорите от имени компании.
3. Но не используйте имя компании или выражение "our company", это сделает ваше письмо сухим и официальным. Ведь когда вы пишете письмо о себе, то крайне редко употребляете свое имя, не считая тех случаев, когда подписываетесь.
Кроме того, будьте осторожны с использованием имени получателя. Может показаться, что чем чаще оно употребляется, тем более личным будет письмо. На самом деле письмо примет несколько снисходительный оттенок.
А теперь сравните два письма, сообщающих, что вы не можете открыть кредит клиенту. В одном информация излагается сухо и сдержанно, в другом же вы сочувствуете адресату.
| Dear Ms.Biggs:
Having conducted our standard credit
investigation, we have concluded
We believe that the extent of your
current obligations makes you a bad
Please accept our sincere regrets
and feel free to continue to shop at
Sincerely yours, |
| Dear Ms.Biggs:
I am sorry to inform you that your
application for an Allen's charge
Our credit department believes that,
because of your current obligation,
|
И последнее о стиле делового письма. Перед написанием письма нужно четко представить себе все, что вы хотите сказать. Напишите все самое необходимое и затем закончите письмо. Итак, письмо должно быть логически последовательным, полным и точным. Не старайтесь быть многословными. Не возвращайтесь к одной и той же мысли два раза. Никогда не давайте получателю больше информации, чем необходимо.
Посмотрите список "многословных"
и более экономичных выражений, на которые их можно заменить:
| вместо... | используйте... |
| and et cetera
as otherwise at about attached hereto avail oneself of be of the opinion both alike both together check into connect up continue on cooperate together customary practice each and every enclosed herewith enter into forward by post have a tendency to in many instances in the amount of in the matter of in the process of being in this day and age inform of the reason letter under date of letter which regard to new beginner on account of the fact that past experience place emphasis on place an order for repeat again same identical send an answer up above write your name |
et cetera
otherwise about attached use believe alike together check connect continue cooperate practice each or every enclosed enter tend to often for about being nowadays tell why letter of letter about beginner because experience emphasize order repeat indentical reply above sign |
Рассмотрите примеры двух писем. Во втором случае удалось заменить многословные выражения на более короткие:
| I Dear Ms.Rodriguez:
I am very pleased with the invitation
that I received from you inviting
Your truly, |
| Dear Ms.Rodriguez:
I am pleased with the invitation
to speak to the National Association
I feel that I will not have sufficient
time to prepare myself because
I will be happy to address your
organization on another occasion if you
Sincerely yours, |
Однако, исключая несущественные детали и повторы, не "подрезайте" ваше письмо, выбрасывая оттуда нужные слова.