Необходимо отметить ряд существенных деталей по поводу того, как правильно
оформить письмо. Именно его внешний его внешний вид формирует первое впечатление
читателя. Еще не прочитав ни единого слова, он уже составил определенное
мнение на основании того, как выглядит Ваше письмо, как оно напечатано.
Когда черновик письма уже составлен и вы готовы его напечатать, помните
о трех вещах:
1. Письмо должно быть напечатано через один-два интервала. Между абзацами
интервал должен быть удвоен. Качество печати должно быть отличным. Ошибки
не затираются, используйте "штрих" или вклейки.
2. Следуйте логике, когда делите ваше письмо на абзацы, но не забывайте
при этом о его внешнем виде. Если за абзацем в одну строку следует другой
в семь-восемь, письмо много потеряет в плане оформления. Желательно разбивать
письмо на абзацы приблизительно одинаковой величины.
3. Не забывайте о полях, которые должны быть со всех сторон. Если письмо
короткое, не печатайте его в самом верху страницы, если оно слишком длинное,
не старайтесь уместить на одном листе.
ЧАСТИ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
В то время как горизонтальное расположение письма может быть различным,
в его вертикальном расположении существует определенный стандарт.
1. Название и адрес вашей компании. Используется только для первой
страницы письма.
2. Дата пишется через пять строк через после указанного в пункте первом.
3. Адрес получателя, тот же, что и на конверте.
4. Конкретный адресат: в случае, если письмо отправляется на адрес
компании или организации, но вы хотите чтобы оно было вручено конкретному
человеку, заглавными пунктами пишется слово "ATTENTION" и имя получателя.
5. Обращение. Старайтесь обращаться по имени. В том случае, если оно
неизвестно, можно в качестве обращения использовать титул или должность
адресата. Обращения типа "Dear Sir", "Dear Madam", "Gentlemen" возможны,
но помните, что они придают письму официальный тон.
6. Заглавие или тема письма. Хотя эта позиция и необязательна, но,
указав тему письма, вы лишний раз продемонстрируете свое вежливое отношение
к адресату. Ему сразу станет ясно, заслуживает ли письмо немедленного внимания.
Тему письма также следует подчеркивать или написать заглавными буквами.
7. Непосредственно текст письма.
8. Вежливое, формальное завершение письма. Для вежливого официального
способа завершить письмо могут быть использованы следующие стандартные
фразы: "Yours truly", "Truly yours", "Sincerely yours", "Respectifully
yours". Фамильярности в данном случае следует избегать. Например, фразой
"Best wishes" можно завершить письмо в том случае, если адресат вам хорошо
знаком. Такие выражения, как "Fondly", "Love", лучше приберечь для частной
переписки.
9. Название вашей компании. Этот пункт часто опускается в менее формальной
переписке. Название следует ставить, если автор письма пишет не от своего
лица, а от имени всей компании. Но поскольку эта информация стоит в начале
письма, некоторые не ставят подпись в конце вовсе.
10. Имя написавшего, его должность и звание. Печатается четырьмя строками
ниже предшествующего пункта, чтобы оставить место для подписи.
11. Инициалы автора и инициалы исполнителя письма. Инициалы автора
пишутся большими буквами, затем через дробь и двоеточие маленькими буквами
- инициалы напечатавшего письмо. Благодаря этому всегда можно узнать, кем
оно было подготовлено.
12. Перечень приложений. Если таковые имеются, то необходимо написать
слово "Enclosure" и составить список прилагаемых документов. Это будет
гарантией того, что вложенные в письмо важные бумаги не будут случайно
выброшены в мусорную корзину вместе с конвертом.
13. В случае, если копия письма была направлена другому адресату, в
конце вы ставите знак "cc" и имя этого человека.
12207 Sunset Strip Los Angeles, California 91417 June 7, 19__ Ketchum Collection Agency
ATTENTION: MS. TERRY ROBERTS Gentlemen: Subject: Mr. Gary Daniels, Account #69 112 003 We would like to turn over to your
services the account of
Mr. Daniels is employed by West
Coast Furniture Showrooms, Inc. He
We are confident that we can rely
on Ketchum as we have in the past.
Sincerely yours, FLANAGAN'S DEPARTMENT
Martha Fayman
MF/wg Enclosure cc Mr. Norman Hyman |
Существует пять способов горизонатльного
расположения материала делового письма на английском языке.
1. Все части письма начинаются
от края левого поля. Это самый быстрый и традиционный способ.
Freeport High School Freeport, Vermont 66622 October 14, 19__ Ms. Iva Stravinsky
Dear Ms. Stravinsky: Subject: Guest Lecture The members of the Freeport chapter
of the National Organization
The NORP meets every Tuesday at
8 P.M. in the auditorium of Freeport
The membership and I look forward
to your lecture on a topic so
Sincerely yours NATIONAL ORGANIZATION OF RETIRED PERSONS Henry Purcell
HP/bm
|
2. Все части письма начинаются от
края левого поля, КРОМЕ даты, вежливого завершения, названия компании и
имени автора, которые начинают печатать от горизонтального центра страницы.
конкретный адресат и тема письма также могут быть напечатаны от центра
страницы.
NATIONAL ORGANIZATION OF RETIRED PERSONS Freeport High School Freeport, Vermont 66622 October 14, 19__
Dear Ms. Stravinsky: Subject: Guest Lecture The members of the Freeport chapter
of the National Organization
The NORP meets every Tuesday at
8 P.M. in the auditorium of Freeport
The membership and I look forward
to your lecture on a topic so
Sincerely yours,
President
|
3. Расположение такое же, как и
в письме второго типа, за исключением того, что каждый абзац текста начинается
с красной строки.
NATIONAL ORGANIZATION OF RETIRED PERSONS Freeport High School Freeport, Vermont 66622 October 14, 19__
Dear Ms. Stravinsky:
of Retired Persons would indeed be interested in a lecture on "The Social Security Act: What It Means to You". Therefore, with much appreciation, I accept your offer to address our club. The NORP
meets every Tuesday at 8 P.M. in the auditorium of
The membership
and I look forward to your lecture on a topic so
Sincerely yours, Henry Purcell
HP/bm
|
4. Этот способ расположения мало
чем отличается от первого. Только дата пишется на той строке, на которой
начинается адрес, с правой стороны, и кончается у правого поля. Инициалы
автора и исполнителя, перечень приложений пишутся в конце письма справа,
на строках, где расположены подпись, имя и должность или титул написавшего.
Если соединить крайние точки письма, то получится прямоугольник. Этот способ
расположения позволит вам вместить более длинное письмо на одной странице.
Имейте в виду, что длина строки должна быть не менее 50 знаков, чтобы различные
позиции, расположенные на одной строке, не сливались.
NATIONAL ORGANIZATION OF RETIRED PERSONS Freeport High School Freeport, Vermont 66622
Dear Ms. Stravinsky: SUBJECT: GUEST LECTURE The members of the Freeport chapter
of the National Organization
The NORP meets every Tuesday at
8 P.M. in the auditorium of Freeport
The membership and I look forward
to your lecture on a topic so
Sincerely yours NATIONAL ORGANIZATION OF RETIRED PERSONS Henry Purcell
HP/bm |
5. Горизонтальное материал располагается
так же, как и в письме первого типа. Кроме этого: ни традиционное приветствие,
ни вежливое завершение письма не используются; тема письма пишется заглавными
буквами, слово "Subject" не пишется вообще; имя и должность или титул автора
также пишутся заглавными буквами. Этот способ наиболее экономичен, но очень
обезличен, поэтому следует упомянуть имя адресата в тексте письма хотя
бы один раз.
NATIONAL ORGANIZATION OF RETIRED PERSONS Freeport High School Freeport, Vermont 66622 October 14, 19__ Ms. Iva Stravinsky
GUEST LECTURE
The members of the Freeport chapter
of the National Organization
The NORP meets every Tuesday at
8 P.M. in the auditorium of Freeport
The membership and I look forward
to your lecture on a topic so
HENRY PURCELL, PRESIDENT HP/bm
|
Если письмо содержит в себе какие-либо
специальные цифровые данные или выкладки по ценам, то они оформляются особым
абзацем - красной строкой в пять интервалов справа и слева и пробелом в
одну строку сверху и снизу.
FRANKLIN AND GORDON OFFICE SUPPLIES, INC. 72-01 Lefferts Boulevard Rego Park, New York 11206 September 15, 19__ Robert Nathan, CPA
Dear Mr. Nathan: We appreciate your interest in Franklin
and Gordon office and
Ruled ledger paper, by the ream
only, costs $25; with the
Black, reinforced ledger binders
are $14 each; with the
Because we are the manufacturers
of many other fine office supplies,
Please let us know if we may be of further assistance. Sincerely yours, FRANKLIN AND GORDON OFFICE SUPPLIES, INC. George Gillian
GG:jc
|
Адрес на конверте указыается тот же самый, что и в письме. На конверте названия штатов могут быть написаны в сокращенном виде, в соответствии с планом кодов почтовых зон США. На стандартном деловом конверте при написании адреса назначения отступают примерно десять сантиметров слева и четырнадцать строк сверху. В соответствии с требованиями почтовых служб адрес должен писаться строго в одном определенном месте. Код почтовой зоны пишется после названия штата, а под ним никакой информации быть не должно. Имя конкретного адресата не ставится вместе с адресом, а следует с интервалом в четыре строки под обратным адресом, который печатается в верхнем левом углу. Спецаильные пометки типа Airmail, Certified Mail и т.д. ставятся справа под почтовой маркой.
FLANAGAN'S DEPARTMENT STORE
12207 Sunset Strip Los Angeles, CA 91417
Ketchum Collection
Agency
1267 Hollywood Boulevard Los Angeles, CA 91401 |
В тексте письма знаки препинания употребляются согласно общих правил. В элементах оформления они либо не используются вовсе, либо только после обращения (двоеточие) и вежливого завершения (запятая), причем обязательно одновременно. После обращения запятая не ставится, это принято только в личной переписке.
Лучше вообще избегать постскриптума. Если письмо хорошо продумано, то вся необходимая информация должна войти в его текст. Тем не менее, если без постскриптума не обойтись, его оформляют так же, как и другие абзацы текста, начиная буквами "P S" или "P.S.".