ПЕРЕПИСКА ПРИ УСТРОЙСТВЕ НА РАБОТУ

Оглавление

 Введение
1. резюме
2. письмо-предложение
3. письмо после собеседования
4. характеристика и рекомендательное письмо
5. письмо-представление


Из всех писем ни одно не имеет такого значения для развития
вашей карьеры, как письмо, с которым вы обращаетесь при устройстве на работу,
и сопутствующее ему резюме.

Пережде чем приняться за составление этих документов, тщательно продумайте их содержание, так как, прочитав их, ваш потенциальный наниматель должен составить о вас благоприятное представление и придти к выводу, что именно вы ему необходимы. Письмо должно отражать вашу личность, опыт и приобретенные навыки.
Для начала неплохо составить список. В любом порядке опишите следующие моменты: Постарайтесь не проспустить ни одного факта вашей биографии, который может повлиять на положительное решение.
Просмотрите список. Если вы считаете, что включили все, что заслуживает внимания, перепишите его, разбив на составные части. Этот список послужит вам вспомогательным материалом при составлении резюме и письма.
 
 

1. РЕЗЮМЕ

Резюме - это краткое описание всего, что вы можете предложить потенциальному нанимателю в своем лице. От того, как оно будет составлено, зависит первое впечатление возможного босса о вас, и, следовательно, надо постараться, чтобы оно было благоприятным. Резюме должно выглядеть профессионально и подчеркивать те качества, которые будущий начальник хотел бы в вас видеть.
Во-первых, резюме должно быть НАПЕЧАТАНО на листе бумаги обычного формата. Никогда не отсылайте экземпляр, отпечатанный через копирку! Если ваше ранее составленное резюме требует дополнения, перепечатайте его заново.
По форме резюме должно быть корректным и организованным: соблюдайте поля и верхнюю и нижнюю границы. Заголовки выделяйте подчеркиванием или печатайте их заглавными буквами. Соблюдайте красную строку. Исправления, если они есть, должны быть незаметны.
Содержание резюме требует точности и полноты. Излагайте только факты.
Предпочтительно уместить резюме на одном листе, а значит, вы должны отобрать только те сведения, которые заслуживают упоминания и умело расположить их.
Наверху страницы напечатайте в столбик ваши имя и фамилию, адрес и почтовый индекс и номер телефона. Эти сведения можно расположить по центру или сместить к левому краю. Слово "резюме" не печатайте.

Вовсе не обязательно описывать все эти пункты. Выбирайте только те заголовки, которые вам подходят. Порядок изложения фактов может быть произвольным. Вы можете на первое место поставить те сведения, которые характеризуют вас с наилучшей стороны или подчеркивают вашу профессиональную пригодность к именно этому виду работы.

 EMPLOYMENT OBJECTIVE. Специалисты советуют включать этот заголовок сразу после фамилии и адреса. Четкая формулировка производит благоприятное впечатление: составитель резюме выглядит организованным и целеустремленным человеком.

 EDUCATION. Перечислите в обратном хронологическом порядке учебные заведения, которые вы посещали, с указанием названия, сроков обучения и упоминанием полученных дипломов и свидетельств. Обязательно укажите те предметы, которые имеют непосредственное отношение к вашей будущей работе. Если вы не закончили образование, перечислите дисциплины, которые успели изучить.

 WORK EXPERIENCE. Здесь вы должны упомянуть все ваши места работы после окончания школы, тоже в обратном хронологическом порядке. Если вы были домохозяйкой, это заслуживает упоминания. Можно включать и работу на полставки или сезонную.

 Описание каждого места работы должно включать следующие элементы: вашу должность или звание, фамилию нанимателя и адрес (номер телефона желателен), даты работы и краткое описание ваших служебных обязанностей.
Если вы служили в армии, то опишите ваш опыт либо под этим заголовком, либо под отдельным. Обязательно укажите род войск, сроки прохождения службы, особые задания и звание, в котором вы демобилизовались.

 EXTRACURRICULAR ACTIVITIES и SPECIAL SKILLS. Под этими заголовками можно перечислить все факты, которые, на ваш взгляд заслуживают упоминания, но не подходят под заголовки WORK или EDUCATION. Например, если вы умеете печатать на машинке, но никогда не работали секретарем, укажите здесь, сколько слов в минуту печатаете. Если вы знакомы с компьютером или знаете иностранный язык, упомяните и это.

 PERSONAL DATA или MISCELLANEOUS. Необязательно сообщать такие сведения, как ваш возраст, рост, вес, состояние здоровья и семейное положение. Но если какой-то из перечисленных фактов имеет значение для работы, на которую вы хотите поступить, его стоит включить в резюме.

 REFERENCES. Включите сюда фамилии и адрес тех людей, которые могут поручиться за вас. Лучшие рекомендатели - бывшие наниматели и преподаватели.
Для каждого поручителя укажите фамилию, должность или звание, адрес места работы и номер телефона. Упомяните как минимум трех поручителей. Возможен и такой вариант: под этим заголовком напишите "References furnished on request". Тогда вы должны бедете представить вашему потенциальному работодателю копии заранее подготовленных рекомендательных писем. Прежде чем указывать фамилию поручителя, удостоверьтесь в его согласии.

 
Olga Godunov
2500 North Fruitridge Road
Terre Haute, Indiana 478ll
(519)772-1248

CAREER OBJECTIVE: 

To obtain a position as an executive secretary with a large corporation. 

WORK EXPERIENCE: 

March 1979 Secretary, the Benlow Corporation, 620 West Second 
to Present Street, Terre Haute, Indiana. Responsible for general 
running of the office of a small private firm; duties 
included typing, filing, billing, answering telephones, 
scheduling appointments, etc. 

October 1977 Receptionist, Dr. Mark Roan, 702 
to March 1979 South Fulton Street, Berne, Indiana. 

January 1977 File Clerk, Ajax Insurance Company, 
to October 1977 277 Westgate Avenue, Berne, Indiana. 

EDUCATION: 

Judson Secretarial School, Berne, Indiana. September 1976 - January 1977. 
Courses in typing, filing, Gregg shorthand, and business machines 
operations. 

Central High School, Berne, Indiana. Diploma, June 1976. 

SPECIAL SKILLS: 

Typing - 70 w.p.m. 
Shorthand - 120 w.p.m. 
Languages - French 

REFERENCES: 

Ms. Alba Jenkins, Owner Dr. Mark Roan 
The Benlow Corporation 702 South Fulton Street 
620 West Second Street Berne, Indiana 46711 
Terre Haute, Indiana 47814 (777) 803-9171 
(519) 793-8686 

Ms. Sarah Cohen, Instructor 
Judson Secretarial School 
141 River Road 
Berne, Indiana 46781

 
Arnold Stevens 
25-92 Queens Boulevard 
Bayside, New York 11202 
(212) 884-7788 

Career Objective 
An entry-level position in the travel industry 

Education 
The Bowker Business Institute, 600 Fifth Avenue, New York, New York 10011 
Associate degree, June 1980 
Major: Travel and Tourism 
Courses included: The World of Travel 
Reservations and Ticketing 
World Geography 
Salesmanship 
Business Management 
Accounting I 
Travel Sales and Services 
Travel Industry Organization 

Bayside High School, Bayside, New York 
Diploma, June 1978 
Technical courses included: Typing 
Bookkeeping 

Work Experience 
Sales Assistant  M & M Shoe Store, 70-19 Lefferts Boulevard, 
Bayside, New York 11202 
September 1978 to present
Stock Clerk  Same as above 
September 1977 to September 1978
  
Skills 
Typing: 50 w.p.m. 
Language: Spanish 

References 
References will be furnished on request.

2. ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ

Цель этого письма - привлечь внимание работодателя и убедить его пригласить вас на собеседование. Для этого письмо должно отражать, в первую очередь, то, что вы можете предложить, а не то, чего вы ждете от этой работы.
Письмо-предложение должно отражать вашу личность и демонстировать ваши навыки. Если оно правильно и профессионально составлено, вы скорее добьетесь своей цели.
Существуют два вида таких писем:

 1. Письмо посылается в ответ на объявление о вакансии. Так как ваше письмо будет конкурировать с множеством других, в нем должно содержаться что-то, что привлечет внимание работодателя.

 
2500 North Fruitridge Road 
Terre Haute, Indiana 47811 
March 1, 19__ 

Mr. John P. Storm, Vice-President 
Indiana Gas and Electric Company 
1114 Broad Street 
Terre Haute, Indiana 47815 

Dear Mr. Storm: 

Having served for the past several years as the sole secretary of a 
private business, I would like to apply for the position of executive 
secretary which you advertised in the Terre Haute Gazette of Sunday, 
February 28, 19__. 

As secretary to the Benlow Corporation here in Terre Haute, I was 
directly responsible to Ms. Alba Jenkins, the company's owner. My 
services were generally those of a "gal Friday". In addition to use usual 
typing, filing and taking dictation, I was responsible for scheduling all 
all of Ms. Jenkins' appointments, screening her telephone calls and 
visitors, and organizing her paperwork and correspondence. 

Essentially, I did everything I could to make Ms. Jenkins' heavy 
responsibilities easier. Thus, I am familiar with the duties of an 
executive secretary and believe I am prepared to anticipate and meet 
all your expectations. I am confident, too, that, with enthusiasm and 
sincere effort, I can make the transition from a small business to 
a large corporation smoothly. 

I would appreciate your giving me the opportunity to discuss my 
qualifications in person. I would be happy to come for a interview at 
your convenience, and I can be reached after 5 P.M. at 772-1248. 

Sincerely yours,

2. Письмо направляется в компанию, где вы хотели бы полу- чить работу, но не знаете, есть ли вакансия. Преимущество этого вида письма состоит в том, что в этом случае не грозит конкурен- ция, и вы сами определяете, какой именно работой хотели бы зани- маться. Кроме того, вы можете рассылать неограниченное количество таких писем в любые компании. Правда, хорошо было бы узнать фамилию человека, которому адресовать письмо в каждом конкретном случае, и избегать обезличенного "Personnel".

 
25-92 Queens Boulevard 
Bayside, New York 11202 
June 15, 19__ 

Ms. Loretta Vasquez 
The Vasquez Travel Agency 
1402 Broadway 
New York, New York 10032 

Dear Ms. Vasquez: 

This month I completed a two-year course of study in Travel and Tourism 
at the Bowker Business Institute, and my placement counselor, Mr. Robert 
Feiner, suggested I apply to you for a position as assistant travel 
agent. 

As you will see from my enclosed resume, I have taken courses in nearly 
every aspect of the travel industry. I have participated workshops 
simulating computer and telephone operations, and I have had extensive 
practice in ticketing and reservations. 

My work experience, moreover, has helped me develop an ability to deal 
with the public, a valuable asset for a travel agency. Not only as a 
sales assistant, but even as a stock clerk, I have learned to be 
customer oriented; I have found that courtesy and a smile keep business 
flowing smoothly. 

I would like very much, Ms. Vasquez, to put my skills to work for your 
travel agency. I am available for an interview Monday through Friday 
during business hours. You can reach me at 884-7788. 

Yours truly,

Все подобные письма пишутся на машинке на простом листе обычной бумаги. (Не употребляйте бланки). Как и резюме, они должны быть безукоризненного качества и служить доказательством того, что вы действительно овладели искусством деловой корреспонденции.
Письмо не должно повторять резюме. Это ваш шанс интерпретировать сухие факты, изложенные в нем, и дать их развернутое описание. Подчеркните свой самые сильные стороны, докажите, что вы как нельзя лучше подходите для этой работы. Наконец, убедите работодателя, что вы знаете как самого себя, так и особенности предстоящей деятельности.
Письмо-предложение должно отражать ваши амбиции и уверенность в том, что вы справитесь с предполагаемой работой. В то же время оно должно звучать скромно. Не годятся ни чрезмерная агрессивность, ни излишняя кротость. Никогда не выражайте недовольства предыдущим местом работы или бывшим начальником. Старайтесь не упоминать причин, по которым вы хотите поменять работу.
Составлять письмо-предложение следует, руководствуясь общими правилами рекламных писем:

 1. Начните с того, что привлеките внимание читателя. Разумеется, прежде всего объясните, что вы хотели бы получить работу, и упомяните, как узнали о вакансии или почему вас интересует именно эта компания. Старайтесь избегать избитыъ выражений. Вместо:
попробуйте что-нибудь более оригинальное, например:
2. Затем перейдите к описанию вашей квалификации. Подчеркните ваши достоинчтва, сообщите дополнительные детали, которые не вошли в резюме, и отошлите читателя к последнему за остальной информацией.
3. Заверьте нанимателя, что вы как нельзя лучше подходите для выполения предполагаемой работы. В доказательство приведите факты, свидетельствующие о том, что вы не преувеличиваете и ничего не придумываете. Сошлитесь на уважаемых поручителей. Словом, любым путем постарайтесь выделить свое предложени из остальной массы.
4. Закончите просьбой назначить вам личную встречу для собеседования. Ненавязчиво побудите работодателя к действию, указав свой телефон (даже если он уже упомянут в резюме) и время, в которое вас можно легко найти на месте. Или сообщите, что вы позводните через несколько дней. Правда, при этом учитывайте, что если один предприниматель воспримет ваше обещание позвонить как свидетельство искреннего желания рабоать у него, то другому это может показаться навязчивым и только вызвать раздражение. Так что решайте сами, что предпочесть.
Письмо-предложение может быть настолько полным, что резюме покажется лигним, но по правилам следует отсылать оба документа.
Лучше не прилагать к письму рекомендательные письма или копии дипломов. Вы сможете захватить все это с собой, если вас пригласят на собеседование. Не следует также вкладывать в конверть свою фотографию. Чем короче и оригинальнее ваше письмо, тем лучше.
И, наконец, зарплата: лучше не распрострняться на эту тему. Даже если в объявлении о вакансии просят сообщить ваши требования к окладу, не упоминайте цифр. В то же время будьте готовы назвать приблизительные размеры годового дохода, который вы хотели бы иметь. При этом не запрашивайте ни слишком мало, ни слишком много.

 

3. ПИСЬМО ПОСЛЕ СОБЕСЕДОВАНИЯ

Сейчас очень немногие посылают письма после состоявшегося собеседования. Именно по этой причине аткое письмо может оказаться очень эффективным.
Письмо должно быть вежливым и кратким. Просто поблагодарите работодателя за предоставленную возможность личной беседы и вновь подтвердите свое желание занять место.

 
25-92 Queens Boulevard 
Bayside, New York 11202 
June 25, 19__ 

Ms. Loretta Vasquez 
The Vasquez Travel Agency 
1402 Broadway 
New York, New York 10032 

Dear Ms. Vasquez: 

Thank you for allowing me to discuss my travel qualifications in 
person. 

Having met you and Mrs. DeLoia, and seen your agency in 
operation, I sincerely hope I will have the chance to put my 
training to work for you. 

Enclosed is a copy of my transcript from the Bowker Business 
Institute, along with the letters of reference you requested. 
I can be reached at 884-7788 during regular business hours. 

Sincerely yours,

4. ХАРАКТЕРИСТИКА И РЕКОМЕНДАТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО

Разница между этими видами писем невелика. Но в характеристике лишь излагаются факты, тогда как цель рекомендательного письма - именно рекомендовать человека на какую-либо должность. Оба письма начинаются одинаково, и каждое должно включать упоминание о цели письма и описание вида работ, или давать общую характеристику его деловых качеств.
В рекомендательном письме присутствует и третий элемент заключительная фраза, в которой отрпавитель советует адресату принять на работу человека, о котором идет речь.

 
  M & M SHOE STORE 
70-19 Lefferts Boulevard 
Bayside, New York 11202
  
June 17, 19__ 

Ms. Loretta Vasquez 
The Vasquez Travel Agency 
1402 Broadway 
New York, New York 10032 

Dear Ms. Vasquez: 

I am happy to provide the information you requested regarding Arnold 
Stevens, with the understanding that this information will be kept 
confidential. 

Mr. Stevens has been a stock clerk and then sales assistant in my store 
since September 1977. He has always been willing to work odd hours, 
including weekends and holidays, and has proven to be a hard-working 
and trustworthy employee. 

Sincerely yours, 

Otto Munson 
Proprietor

 
THE BOWKER BUSINESS INSTITUTE
600 Fifth Avenue
New York, New York 10011

June 17, 19__ 

Ms. Loretta Vasquez 
The Vasquez Travel Agency 
1402 Broadway 
New York, New York 10032 

Dear Ms. Vasquez: 

Arnold Stevens was a student in three of my travel courses since the 
Fall 1978 semester. He was always an outstanding student. 

Mr. Stevens demonstrated his thorough grasp of the subject matter in his 
class performance as well as written work. His assignments were always 
executed with conscientiousness and punctuality. Moreover, he was 
enthusiastic participant in class discussions and helped to make the 
courses rewarding experiences for everyone else involved. 

Therefore, I can recommend Mr. Stevens, without hesitation, for the 
position of assistant in your travel agency. 

Yours truly, 

Jack Alder 
Instructor

5. ПИСЬМО-ПРЕДСТАВЛЕНИЕ

Такое письмо направляется в адрес делового партнера, когда с ним хочет войти в контакт знакомый вам человек (клиент, подчиненный и т.п.), которого он не знает. В письме следует осветить следующие моменты:

Подобное письмо представляет собой нечто среднее между просьбой и рекомендательным письмом. Оно должно быть вежливым.
Обычно такое письмо передается человеку, которого вы "представляете", и он, в свою очередь, передает его адресату. Следует также послать по почте копию письма, чтобы предупредить вашего корреспондента о визите.

 
THE VASQUEZ TRAVEL AGENCY
1402 Broadway
New York, New York 10032

May 20, 19__ 

Mr. Jonathan Vecchio 
Alpine Leisure Village 
Aurora, Colorado 80707 

Dear Jonathan: 

Arnold Stevens has been my assistant for the past year, and he is 
currently touring the Denver-Aurora area. 

So that he may knowledgeably inform our clients of the many delights of 
Alpine Leisure Village, I would greatly appreciate your giving him a 
tour of your facilities when he visits. 

With much apprecation, 

Loretta Vasquez