ПИСЬМА-ПРОСЬБЫ
Как деловой человек, вы постоянно сталкиваетесь с необходимостью написания
писем-просьб. Причины тому могут быть различные:
Если вы желаете, чтобы адресат, прочитав письмо, содержащее просьбу, захотел
пойти вам навстречу, помните о такте и вежливости. Если нужно, чтобы он
начал действовать быстро, поощрите его к действию. Соответственно, в письмах,
которые содержат просьбу, необходимо:
а) быть кратким и точным;
б) обосновать вашу просьбу;
в) дать полную и четкую информацию.
1. ЗАПРОС
Одной из разновидностей делового письма является запрос. Запрос, как
правило рассчитан на получение какой-либо информации и предполагает, что
в дальнейшем вы станете клиентом адресата.
Запрос должен быть написан таким образом, чтобы получатель немедленно
ответил на послание, даже несмотря на нехватку времени. Поэтому его следует
сформулировать так, чтобы на него можно было легко ответить.
Прежде чем начать писать запрос, точно решите для себя, что вы хотите.
Необходимо четко выразить, что вам нужно и какие ответные действия ожидаются
от получателя. В таком письме должны быть специальные вопросы, направленные
на получение информации особого рода.
MAHONEY AND MILLMAN, INC
1951 Benson Street
Bronx, New York 10465
May 2, 19__
RBM Manufacturing Company, Inc.
4022 Ninth Avenue
New York, New York 10055
Dear Sirs:
We intend to purchase a new office
copier before the end of the
fiscal year. We would like to consider
an RBM copier and wonder
if you have a model that would
suit our needs.
Our office is small, and a copier
would generally be used by
only three secretaries. We run
approximately 3,000 copies a
month and prefer a machine that
regular paper. We would like
a collator, but rarely need to
run off more than 25 copies at
any one time.
We would also like to know about
your warranty and repair service.
Since our fiscal year ends June
30, 19__ , we hope to hear from
you soon.
Sincerely yours,
William Wilson
Office Manager
WW/sw |
В том случае, если вопрос не содержит
перспективу возможной продажи, ваше послание должно быть еще более конкретным.
Для этого следуйте трем правилам.
1. Разбейте по пунктам ту информацию,
которую вы хотите получить.
2. Вложите в письмо конверт с маркой
и обратным адресом.
3. Предложите адресату, чем вы
могли бы быть ему полезным.
Dear Mr.Greenbaum:
I am taking a course in Principles
of Advertising at Smithville
Community College in Smithvill,
Ohio, and am doing my term project
on the ways in which American automobile
manufacturers are now
competing in the small-car market.
I would therefore greatly appreciate
your sending me the following
specifications on the new RX-7:
1 Fuel economy statistics
2 Technological advances (such as
steering system, brake system,
and engine capacity)
3 Available options
I would also find it very helpful
if you told me in which magazine
(or other mass media) you began
your advertising campaign.
I am certain my classmates will
find this information extremely
interesting. I will be sure to
send you a copy of my report as
soon as it is complete.
Respectfully yours, |
2. ЗАКАЗЫ
В заказе, как и в любом деловом
письме, содержащаяся информация должна быть точной и полной. В противном
случае поставка может быть задержана или поставленный товар окажется не
тем, что вы заказывали. Каждый заказ должен включать в себя:
1. точное наименование товара;
2. артикул товара (номер по каталогам,
номер модели и т.п.);
3. количество;
4. цена одной единицы данного товара;
5. возможная скидка;
6. налог на продажу;
7. полная цена за всю партию;
8. вид расчета (наличный, безналичный,
по чеку);
9. описание (размер, вес, цвет,
материал, какие-либо дополнительные качества);
10. желаемый день отправки;
11. способ транспортировки (наземный,
воздушный);
12. адрес отправки;
13. подпись ответственного лица.
В случае, если информация была получена из рекламы, нужно указать ее источник
(номер газеты или журнала и т.п.).
Не нужно упоминать причину заказа.
Заказов поступает огромное количество. И пока вы покупаете, побудительные
причины мало волнуют продавца.
|
250 Commonwealth Avenue
Boston, Massachusetts 02118
February 14, 19__ |
Cape Cod Ornaments, Inc.
94 State Road
West Yarmouth, Massachusetts 02757
Dear Sirs:
I have seen your ad in the Boston
Globe of Sunday, February 12,
and would like to order the following
weather vane:
Model EPC-18" eagle with arrow,
copper, $34.95.
I would like the weather vane sent
to the above address by parcel
post and charged, with any applicable
sales tax and handling costs,
to my VISA account (number 003
0971 A109).
|
3. РЕЗЕРВИРОВАНИЕ МЕСТА В ГОСТИНИЦЕ
В западных странах место в гостинице,
как правило бронируется телеграммой. Заказ на место в театре или ресторане
чаще всего осуществляется по телефону. Какими бы средствами не осуществляли
вы заказ, помните о точности и полноте информации.
Заказ на место должен содержать
в себе следующее:
1. полное имя постояльца;
2. место работы постояльца;
3. срок проживания, включая возможный
день прибытия;
4. класс номера;
5. особые требования;
6. просьба выслать подтверждение.
CONDO CORPORATION
209 West Street
Kingston, Jamaica, W.I.
October 2, 19__
The Executive Inn
2 Main Street
Evansville, Illinois 60821
Dear Sirs:
Please reserve a double room with
bath for Ms. Linda Lettman for
October 27-29. Ms. Lettman, executive
of the Condo Corporation,
will arrive at the hotel at approximately
6 P.M. on October 27.
While in Evansville, Ms. Lettman
will meet with six members of
the local Chamber of Commerce.
She would, therefore, like to reserve
the use of a small conference room
for the morning of October 28,
from about 9 A.M. until noon.
Please let us know the rates for
both Ms. Lettman's accommodations
and the conference room, and confirm
this reservation.
Truly yours, |