ПИСЬМА-ПРОСЬБЫ

Как деловой человек, вы постоянно сталкиваетесь с необходимостью написания писем-просьб. Причины тому могут быть различные:

Если вы желаете, чтобы адресат, прочитав письмо, содержащее просьбу, захотел пойти вам навстречу, помните о такте и вежливости. Если нужно, чтобы он начал действовать быстро, поощрите его к действию. Соответственно, в письмах, которые содержат просьбу, необходимо:  
 
 

1. ЗАПРОС

Одной из разновидностей делового письма является запрос. Запрос, как правило рассчитан на получение какой-либо информации и предполагает, что в дальнейшем вы станете клиентом адресата.
Запрос должен быть написан таким образом, чтобы получатель немедленно ответил на послание, даже несмотря на нехватку времени. Поэтому его следует сформулировать так, чтобы на него можно было легко ответить.
Прежде чем начать писать запрос, точно решите для себя, что вы хотите. Необходимо четко выразить, что вам нужно и какие ответные действия ожидаются от получателя. В таком письме должны быть специальные вопросы, направленные на получение информации особого рода.

 
MAHONEY AND MILLMAN, INC
1951 Benson Street
Bronx, New York 10465

May 2, 19__ 

RBM Manufacturing Company, Inc. 
4022 Ninth Avenue 
New York, New York 10055 

Dear Sirs: 

We intend to purchase a new office copier before the end of the 
fiscal year. We would like to consider an RBM copier and wonder 
if you have a model that would suit our needs. 

Our office is small, and a copier would generally be used by 
only three secretaries. We run approximately 3,000 copies a 
month and prefer a machine that regular paper. We would like 
a collator, but rarely need to run off more than 25 copies at 
any one time. 

We would also like to know about your warranty and repair service. 

Since our fiscal year ends June 30, 19__ , we hope to hear from 
you soon. 

Sincerely yours, 
 

William Wilson 
Office Manager 

WW/sw

В том случае, если вопрос не содержит перспективу возможной продажи, ваше послание должно быть еще более конкретным. Для этого следуйте трем правилам.

 
Dear Mr.Greenbaum: 

I am taking a course in Principles of Advertising at Smithville 
Community College in Smithvill, Ohio, and am doing my term project 
on the ways in which American automobile manufacturers are now 
competing in the small-car market. 

I would therefore greatly appreciate your sending me the following 
specifications on the new RX-7: 

1 Fuel economy statistics 

2 Technological advances (such as steering system, brake system, 
and engine capacity) 

3 Available options 

I would also find it very helpful if you told me in which magazine 
(or other mass media) you began your advertising campaign. 

I am certain my classmates will find this information extremely 
interesting. I will be sure to send you a copy of my report as 
soon as it is complete. 

Respectfully yours,

2. ЗАКАЗЫ

В заказе, как и в любом деловом письме, содержащаяся информация должна быть точной и полной. В противном случае поставка может быть задержана или поставленный товар окажется не тем, что вы заказывали. Каждый заказ должен включать в себя:

Не нужно упоминать причину заказа. Заказов поступает огромное количество. И пока вы покупаете, побудительные причины мало волнуют продавца.

 
  250 Commonwealth Avenue 
Boston, Massachusetts 02118 
February 14, 19__
Cape Cod Ornaments, Inc. 
94 State Road 
West Yarmouth, Massachusetts 02757 

Dear Sirs: 

I have seen your ad in the Boston Globe of Sunday, February 12, 
and would like to order the following weather vane: 

Model EPC-18" eagle with arrow, copper, $34.95. 

I would like the weather vane sent to the above address by parcel 
post and charged, with any applicable sales tax and handling costs, 
to my VISA account (number 003 0971 A109). 

                    Yours truly, 
                     

3. РЕЗЕРВИРОВАНИЕ МЕСТА В ГОСТИНИЦЕ

В западных странах место в гостинице, как правило бронируется телеграммой. Заказ на место в театре или ресторане чаще всего осуществляется по телефону. Какими бы средствами не осуществляли вы заказ, помните о точности и полноте информации.

Заказ на место должен содержать в себе следующее:

 
CONDO CORPORATION
209 West Street
Kingston, Jamaica, W.I.

October 2, 19__ 

The Executive Inn 
2 Main Street 
Evansville, Illinois 60821 

Dear Sirs: 

Please reserve a double room with bath for Ms. Linda Lettman for 
October 27-29. Ms. Lettman, executive of the Condo Corporation, 
will arrive at the hotel at approximately 6 P.M. on October 27. 

While in Evansville, Ms. Lettman will meet with six members of 
the local Chamber of Commerce. She would, therefore, like to reserve 
the use of a small conference room for the morning of October 28, 
from about 9 A.M. until noon. 

Please let us know the rates for both Ms. Lettman's accommodations 
and the conference room, and confirm this reservation. 

Truly yours,