Letter2

СТИЛЬ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Стиль делового письма так же важен, как и правильное его оформление, безупречность с точки зрения грамматики и орфографии. Наиболее типичная, характерная ошибка - это придание деловому письму чрезмерной официальности:

As per your request, please find enclosed herewith a check in the amount of $17.

Такие выражения, как "herewith" и "as per", ничего не добавляя к содержанию высказывания, делают его сухим и трудно воспринимаемым. Поэтому при написании делового письма лучше забывать, что оно деловое. Несмотря на то, что в большей или меньшей степени письмо - это всегда официально, оно должно быть написано естественным языком. Приведенная выше фраза, с учетом этого требования, примет следующий вид.

As you requested, I am enclosing a check for $17.

Второй вариант одной и той же фразы не только звучит более дружественно, но в то же самое время он и точнее. И теперь, принимая во внимание все вышесказанное, посмотрим те выражения, которых следует избегать при написании делового письма.

Expressions to avoid in business letters

according to our records
acknowledge receipt of
as to, with reference to, with regard to, with respect to
at hand, on hand
attached please find, attached hereto, enclosed herewith, enclosed please find
beg to inform, beg to tell
duly
for your information
hereby, heretofore, herewith
I have your letter
I wish to thank, may I ask in
in due time, in due course of time
in peceipt of
in the near future
in view of
our Mrs. Campbell
permit me to say
pursuant to
thank you again
thank you in advance
thereon

Instead of... Вместо... Use... Используйте...

advise, inform
along these lines, on the order of
as per
at an early date, at your earliest convenience
at this time, at the present time, at this writing
check to cover
deem
due to the fact that, because of the fact that
favor, communication
for the purpose of
forward
free of charge
in accordance with
in advance of, prior to
in compliance with
in re, re
in the amount of
in the event that
kindly
of recent date
party
said
same
subsequent to
the writer, the undersigned
up to this writing say, tell, let us know
like, similar to
as, according to
soon, today, next week, specific date
now, at present
check for
believe, consider
because
letter, memo, et al
for
send
free
according to
before
as you requested
regarding, concerning
for
in, in case
please
recent
person, a specific name
not to be used as an adjective
not to be used as a noun
after, since
I/me
until now

Теперь посмотрите примеры двух писем одного и того же содержания. Судите сами, почему одно из них звучит сухо и неестественно, в то время как при чтении другого такого ощущения не возникает.

Dear Mr.Smith:
With reference to your order for a Sony VCR, we are in receipt
of your check and are returning same.
I beg to inform you that, as a manufacturer, our company sells
cameras to dealers only. In compliance with our wholesale agreements,
we deem it best to refrain from direct business with private consumers.
For your information, there are many retailers in your vicinity who
carry Sony VCR. Attached please find a list of said dealers.
Hoping you understand.
Yours truly,

Dear Mr.Smith:
We have received your order for a Sony VCR but, unfortunately, must
return your check.
As a manufacturer, we sell cameras only to dealers, with whom we have
very explicit wholesale agreements.
Nevertheless, we sincerely appreciate your interest in Sony products.
We are therefore enclosing a list of retailers in your community who
carry a full line of our cameras. Any one of them will be happy to
serve you.
Sincerely yours,

Другой не менее существенный принцип, которому нужно следовать при написании делового письма, заключается в том, что незвисимо от его содержания оно всячески должно показывать ваше уважение к получателю. Не забывайте в деловой переписке чаще добавлять такие простые фразы, как "please", "thank you".

Чем чаще вы употребляете в переписке такие фразы, как "We are sorry", "I appreciate", тем прочнее и результативнее будут ваши взаимоотношения с партнером.

Помните о тактичности и в том случае, если ваше послание неприятно для получателя. Никогда в деловой переписке не употребляйте "обвинительных" выражений типа "your error", "your failure". Их можно обойти следующим образом:

Because the $630 ballance on your account is now over ninety days past due, your credit rating is in jeopardy.

Несмотря на то, что во втором варианте предупреждения содержится та же самая информация, что и в первом, оно воспринимается более позитивно благодаря тому, что там нет непосредственного обращения к получателю.

Письмо будет звучать более тактично и вежливо, если при его чтении у получателя возникает впечатление, что вы разделяете его реакцию на определенные факты, излагаемые в письме.

В том случае, если в употребляете в письме на английском языке местоимения "я", "мы", помните о трех моментах:

1. Используйте "I" в том случае, если речь идет только о вас лично (или о человеке, который подпишет письмо).

2. "We" - когда вы говорите от имени компании.

3. Но не используйте имя компании или выражение "our company", это сделает ваше письмо сухим и официальным. Ведь когда вы пишете письмо о себе, то крайне редко употребляете свое имя, не считая тех случаев, когда подписываетесь.

Кроме того, будьте осторожны с использованием имени получателя. Может показаться, что чем чаще оно употребляется, тем более личным будет письмо. На самом деле письмо примет несколько снисходительный оттенок.

А теперь сравните два письма, сообщающих, что вы не можете открыть кредит клиенту. В одном информация излагается сухо и сдержанно, в другом же вы сочувствуете адресату.

Dear Ms.Biggs:
Having conducted our standard credit investigation, we have concluded
that it would be unwise for us to grant you credit at this time.
We believe that the extent of your current obligations makes you a bad
credit risk. As you can understand, it is in our best interest to grant
charge accounts only to those customers with proven ability to pay.
Please accept our sincere regrets and feel free to continue to shop at
Allen's on a cash basis.
Sincerely yours,

Dear Ms.Biggs:
I am sorry to inform you that your application for an Allen's charge
account has been turned down.
Our credit department believes that, because of your current obligation,
additional credit might be difficult for you to handle at this time.
Your credit reputation is too valuable to be placed in jeopardy.

И последнее о стиле делового письма. Перед написанием письма нужно четко представить себе все, что вы хотите сказать. Напишите все самое необходимое и затем закончите письмо. Итак, письмо должно быть логически последовательным, полным и точным. Не старайтесь быть многословными. Не возвращайтесь к одной и той же мысли два раза. Никогда не давайте получателю больше информации, чем необходимо.

Посмотрите список "многословных" и более экономичных выражений, на которые их можно заменить:

вместо... используйте...

and et cetera
as otherwise
at about
attached hereto
avail oneself of
be of the opinion
both alike
both together
check into
connect up
continue on
cooperate together
customary practice
each and every
enclosed herewith
enter into
forward by post
have a tendency to
in many instances
in the amount of
in the matter of
in the process of being
in this day and age
inform of the reason
letter under date of
letter which regard to
new beginner
on account of the fact that
past experience
place emphasis on
place an order for
repeat again
same identical
send an answer
up above
write your name et cetera
otherwise
about
attached
use
believe
alike
together
check
connect
continue
cooperate
practice
each or every
enclosed
enter
mail
tend to
often
for
about
being
nowadays
tell why
letter of
letter about
beginner
because
experience
emphasize
order
repeat
indentical
reply
above
sign

Рассмотрите примеры двух писем. Во втором случае удалось заменить многословные выражения на более короткие:

I Dear Ms.Rodriguez:
I am very pleased with the invitation that I received from you inviting
me to make a speech for the National Association of Secretaries on
June 11. Unfortunately, I regret that I cannot attend the meeting on
June 11. I feel that I do not have sufficient time to prepare myself
because I received your invitation on June 3 and it is not enough time
to prepare myself completely for the speech.
Your truly,

Dear Ms.Rodriguez:
I am pleased with the invitation to speak to the National Association
of Secretaries. Unfortunately, I cannot attend the meeting on June 11.
I feel that I will not have sufficient time to prepare myself because
I received your invitation on June 3.
I will be happy to address your organization on another occasion if you
would give me a bit more notice. Best of luck with your meeting.
Sincerely yours,

Однако, исключая несущественные детали и повторы, не "подрезайте" ваше письмо, выбрасывая оттуда нужные слова.