С помощью унификации не только устраняется дублирование форм документов, но и сокращается на 40-60% количество их видов, применяемых в управленческой деятельности. Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми учреждениями.
Одной из унифицированных систем, действие которой распространяется на все учреждения, организации и предприятии СССР, является организационно-распорядительная документация, на которую установлен ГОСТ 6.15.1-75 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Общие положения".
ГОСТ определил назначение и состав данной системы: "Унифицированная система организационно-распорядительной документации - комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению и оформлению документов, используемых для решения управленческих задач на основе применения экономико-математических методов и средств вычислительной техники (ГОСТ 6.15.1-75, п. 1,1.). Для обеспечения обработки информации с применением средств вычислительной техники при планировании, учете и управлении народным хозяйством разработан классификатор управленческой документации. (КУД).
В КУДе приведены наименования и кодовые обозначения форм документов, входящих в унифицированные системы документации: плановую; организационно-распорядительную; первычную учетную; расчетно-денежную; финансовую, первычную и отчетную бухгалтерскую документацию бюджетных учреждений и организаций; отчетностатистическую; по материально-техническому снабжению и сбыту; по торговле; по внешней торговле; проектной документации по капитальному строительству; единой системе конструкторской документации; единой системе технологической документации.
Применение стандартов облегчает поиск реквизитов документов, упрощает восприятие информации, позволяет эффективно применять средства организационной и вычислительной техники для обработки документов, повышает оперативность и культуру работы аппарата управления.
Одним из важнейших направлений унификации документов является составление типовых (трафаретных) текстов. Унификации могут быть подвергнуты отдельные фразы, части текста, текст документа, в целом. При этом повторяющаяся часть текстов выносится в трафарет, а свободные строки заполняются информацией, имеющей индивидуальный характер.
Типовые тексты позволяют увеличить скорость составления документа в три-пять раз. В различных учреждениях можно типизировать 30-60% документов. Типовые тексты вводятся в действие приказом руководителя учреждения.
Использовать типовые тексты могут следующим образом:
1) исполнитель находит в сборнике необходимый текст и направляет в машбюро заказ с указанием номера текста, содержания вставок и количества экземпляров, в котором должен быть размножен документ;
2) исполнитель, имея набор бланков с трафаретными текстами, заполняет от руки или на пишущей машины свободные строки и направляет бланки на подпись руководителю для последующей отправки адресатам;
3) исполнитель, имея бланки с трафаретными текстами, заполняет трафарет в одном экземпляре и передает в машинописное бюро для размножения.
Опыт применения трафаретных текстов в различных учреждениях, на предприятиях свидетельствует о возможности повышения производительности управленческого труда.
Управленческие документы изготовляют на бумаге стандартных форматов в соответствии с ГОСТом 9327-60. Согласно ГОСТу установлено три ряда потребительских форматов бумаги А, В, С.
Ряд А является основным,
ряды В и С дополнительными (применяются для изготовления конвертов, карточек,
обложек, папок, чертежей и т. п.). Каждый ряд в свою очередь делится на
классы. Ряд А на 14 классов (0-13), ряд В - на 13 классов (0-12), ряд С
- на 9 классов (0-8). Отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой
класса (А4, А5, В3, С7 и т. п.). Буквы указывают ряды форматов, а цифра
справа указывает, сколько раз исходный формат данного ряда разделен на
две разные части.
594 мм 594 мм
841мм |
|
A5 |
|
|
|
||||
|
||||
A4 |
||||
A2 420 мм
|
1189 мм
Применение стандартных форматов бумаги способствует повышению производительности труда и экономии материалов, дает возможность широко применять средства механизации на всех этапах делопроизводства, повышает культуру работы аппарата управления.