5. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Унификация документов заключается в приведении их к единообразию по составу и форме. Целью унификации является сокращение видов документов, применяющихся в деятельности учреждений. Особенно важна эта задача в связи с широким внедрением ЭВМ в управление, поскольку работа ЭВМ базируется на единстве показателей и сопоставимости данных в первычных и обобщающих документах.

С помощью унификации не только устраняется дублирование форм документов, но и сокращается на 40-60% количество их видов, применяемых в управленческой деятельности. Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми учреждениями.

Одной из унифицированных систем, действие которой распространяется на все учреждения, организации и предприятии СССР, является организационно-распорядительная документация, на которую установлен ГОСТ 6.15.1-75 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Общие положения".

ГОСТ определил назначение и состав данной системы: "Унифицированная система организационно-распорядительной документации - комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению и оформлению документов, используемых для решения управленческих задач на основе применения экономико-математических методов и средств вычислительной техники (ГОСТ 6.15.1-75, п. 1,1.). Для обеспечения обработки информации с применением средств вычислительной техники при планировании, учете и управлении народным хозяйством разработан классификатор управленческой документации. (КУД).

В КУДе приведены наименования и кодовые обозначения форм документов, входящих в унифицированные системы документации: плановую; организационно-распорядительную; первычную учетную; расчетно-денежную; финансовую, первычную и отчетную бухгалтерскую документацию бюджетных учреждений и организаций; отчетностатистическую; по материально-техническому снабжению и сбыту; по торговле; по внешней торговле; проектной документации по капитальному строительству; единой системе конструкторской документации; единой системе технологической документации.

Применение стандартов облегчает поиск реквизитов документов, упрощает восприятие информации, позволяет эффективно применять средства организационной и вычислительной техники для обработки документов, повышает оперативность и культуру работы аппарата управления.

Одним из важнейших направлений унификации документов является составление типовых (трафаретных) текстов. Унификации могут быть подвергнуты отдельные фразы, части текста, текст документа, в целом. При этом повторяющаяся часть текстов выносится в трафарет, а свободные строки заполняются информацией, имеющей индивидуальный характер.

Типовые тексты позволяют увеличить скорость составления документа в три-пять раз. В различных учреждениях можно типизировать 30-60% документов. Типовые тексты вводятся в действие приказом руководителя учреждения.

Использовать типовые тексты могут следующим образом:

1) исполнитель находит в сборнике необходимый текст и направляет в машбюро заказ с указанием номера текста, содержания вставок и количества экземпляров, в котором должен быть размножен документ;

2) исполнитель, имея набор бланков с трафаретными текстами, заполняет от руки или на пишущей машины свободные строки и направляет бланки на подпись руководителю для последующей отправки адресатам;

3) исполнитель, имея бланки с трафаретными текстами, заполняет трафарет в одном экземпляре и передает в машинописное бюро для размножения.

Опыт применения трафаретных текстов в различных учреждениях, на предприятиях свидетельствует о возможности повышения производительности управленческого труда.

Управленческие документы изготовляют на бумаге стандартных форматов в соответствии с ГОСТом 9327-60. Согласно ГОСТу установлено три ряда потребительских форматов бумаги А, В, С.

Ряд А является основным, ряды В и С дополнительными (применяются для изготовления конвертов, карточек, обложек, папок, чертежей и т. п.). Каждый ряд в свою очередь делится на классы. Ряд А на 14 классов (0-13), ряд В - на 13 классов (0-12), ряд С - на 9 классов (0-8). Отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса (А4, А5, В3, С7 и т. п.). Буквы указывают ряды форматов, а цифра справа указывает, сколько раз исходный формат данного ряда разделен на две разные части.
 

594 мм                                                  594 мм

A1







841мм

A3

A5

A7
A8
A6

A4

A2

420 мм


 

                                              1189 мм

  Наиболее употребительны в делопроизводстве форматы А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм).
При построении стандарта форматов бумаги следуют правилам:
а) основной потребительский формат - АО, площадь которого равна одному квадратному метру;
б) ряды форматов строятся путем деления предшествующего формата на две равные части, параллельно меньшей его стороне;
в) площади смежных форматов одного и того же ряда относятся как 1:2;
г) размеры стандартных форматов выражаются в миллиметрах, допуски от установленных форматов не должны превышать 1,5-3 мм.

Применение стандартных форматов бумаги способствует повышению производительности труда и экономии материалов, дает возможность широко применять средства механизации на всех этапах делопроизводства, повышает культуру работы аппарата управления.