Работа с поступающими в учреждение документами состоит из ряда последовательных взаимосвязанных операций: прием входящих документов, первоначальная (экспедиционная) обработка, предварительное рассмотрение и распределение, регистрация, рассмотрение документов руководством, исполнение.

Прием входящей документации. Прием корреспонденции производится либо в экспедиции, либо у секретаря учреждения. Централизация приема документов дает возможность ускорить доставку документов к месту исполнения и обработку их, механизировать участок приема и обработки документов.

Порядок приема документов, как и последующие этапы документооборота, подробно зафиксированы в инструкциях по делопроизводству.

Первоначальная обработка поступающей корреспонденции. На этом этапе проверяется правильность доставки корреспонденции, целостность вложений, фиксируется факт поступления документа, документ готовится к передаче по назначению.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняют и присоединяют к документам только в тех случаях, когда

Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов. Из экспедиции документы, поступившие в адрес руководства, передаются в их секретариаты; адресованные непосредственно в учреждение - в канцелярию; остальные - структурные подразделения.

В секретариатах руководства, в канцелярии и структурных подразделениях производится предварительное рассмотрение поступивших документов. При этом часть документов непосредственно направляется исполнителям. Тем самым руководство освобождается от решения частных вопросов, а документы минуют несколько инстанций. Таким образом убыстряется документооборот, и руководство имеет возможность сосредоточиться на решении принципиальных вопросов деятельности учреждения. На рассмотрение руководства учреждения и структурных подразделений передаются документы, поступающие из партицных, советских, вышестоящих органов управления, касающиеся принципиальных вопросов деятельности учреждения и требующие принятия решения; материалы, поступившие из редакции газет и журналов; другие документы, содержащие полезную для руководства информацию.

Регистрация документов. Регистрация документов необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов. Канцелярия учреждения устанавливает перечни регистрируемых и нерегистрируемых документов. Регистрируются: документы, поступившие от вышестоящих органов управления, партийных и советских органов; документы, которые по своему характеру требуют решения или ответа; приказы, постановления, решения, планы, отчеты и другие важнейшие внутренние документы; предложения, заявления, жалобы граждан; другие документы, определяемые спецификой деятельности конкретного учреждения. Не регистрируются, как правило, первычные документы бухгалтерского, статистического учета и отчетности, поздравительные письма, телеграммы, проекты, рекламные извещения, малозначительную переписку по администраривно-хозяйственным вопросам.

Индексация документов. Заключается в проставлении порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место исполнения (составления) и хранения документов. Индексы используются при учете и систематизации документации.

Индекс входящих, исходящих и внутренних документов состоит из условного обозначения структурного подразделения, где исполнен или куда направлен документ, индекса дела по номенклятуре и регистрационного номера документа. Например, индекс документа 05-18-756 означает: 05 - индекс структурного подразделения, 18 номер дела по номенклатуре, куда будет помещен документ для хранения, 756 - индивидуальный порядковый номер данного документа. При индексации предложений, заявлений, жалоб граждан индекс документа может дополняться первой буквой фамилии заявителя. Так, индекс 03-24-561 в, будет означать, что заявление подано гражданином Волковым К.П.

Индексация распорядительных документов и протоколов производится раздельно по каждому виду. Индексом является порядковый номер документа, присваиваемый в пределах календарного года, в учебных заведениях - в пределах учебного года.

Инициативные и ответные документы имеют единый индекс, принадлежащий первоначально инициативному документу, который затем переносится на ответный документ. Такая взаимосвязь индексации инициативного и ответного документа облегчает его исполнение и поиск.

Формы регистрации документа. В учреждениях с объемом документооборота свыше 600 единиц регистрацию документов рекомендуется осуществлять на соответствующих карточках. В учреждениях с объемом документооборота менее 500-600 документов в год допускается регистрировать документы в журналах.

Преимущество карточной формы регистрации:

Карточки для регистрации разных категорий документов (приказов, входящих, исходящих документов, предложений, заявлений и жалоб трудящихся) можно изготовлять из бумаги разного цвета, либо отмечать цветными полосами по верхнему полю. Принят следующий порядок заполнения карточек (см. ниже). На календарной шкале отмечают число, к которому должен быть исполнен документ, в графе "Корреспондент" указывается, от кого он поступил. В графе "Дата поступления и индекс" отмечаются, когда документ поступил в данное учреждение и номер, присваиваемый ему при регистрации. В графе "Дата и индекс документа" указывается, когда и за каким номером документ был зарегитрирован в учреждении-корреспонденте. При регистрации исходящего документа в этой графе отмечается дата его подписания и индекс. В графе "Краткое содержание" записывают вид документа и его заголовок. В графу "Резолюция или кому направлен документ" переносится с документа резолюция руководителя. В графе "Отметка об исполнении" фиксируют краткое содержание, дату, индекс ответного документа, должность, фамилию и инициалы лица, подписавшего его.

На оборотной стороне карточки отмечаются все этапы контроля за сроками исполнения документа. Графы "Фонд N", "Опись N", "Дело N" заполняют в архиве.

Лицевая сторона

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Корреспондент

Дата поступления и индекс

Дата и индекс документа

Краткое содержание

Резолюция или кому направлен документ

Отметка об исполнении документа

Оборотная сторона

Контрольная отметка

Фонд N

Опись N

Дело N

      Количество заполняемых карточек и порядок их исполнения зависят от принятой в учреждении системы контрольно-справочной работы. В учреждениях I и II категорий с многоступенчатой структурой на поступивший документ заполняется карточка в трех-четырех экземплярах, один из которых помещается в справочную картотеку канцелярии, второй - передается в группу контроля, третий вместе с документом - в структурное подразделение; четвертый, при необходимости хранения третьего экземпляра в управлении, направляется в отдел, где будет исполняться документ.

Поступающие документы регистрируются в день их поступления, а отправляемые и внутренние - в день подписания. При необходимости занесения большого количества информации применяют двойные и тройные карточки. Первые представляют собой сложенный пополам формат карточки, вторые - формат карточки, сложенный втрое. Иногда применяют так называемые "карточки-карманы" и "карточкиконверты", внутри которых помещаются документы, а на внешней стороне записываются данные о них. Иногда при регистрации отдельных категорий документов применяют карты с краевой перфорацией. Рационализация документационных работ связана с совершенствованием техники регистрации документов. Уменьшение трудоемкости и убыстрение данного этапа документооборота достигается за счет применения средств механизации. В некоторых учреждениях документы регистрируют на копировально-множительном аппарате с помощью пишущей машины.

Информационно-справочные картотеки. Согласно основным положениям ЕГСД справочный аппарат в делопроизводстве должен отвечать следующим требованиям: полно и разносторонне раскрывать состав и содержание документов; обеспечивать оперативный поиск документов информации, контроль за их исполнением; сокращать время на непосредственное обращение документам. Справочный аппарат представляет собой картотеку, т. е. совокупность регистрационных карточек учреждения или структурного подразделения. Различают картотеки вертикальные, подвесного хранения, плоские обозримые, вращающиеся, механические, ручной сортировки. Наиболее распространены вертикальные картотеки, не требующие больших затрат на изготовление. Они удобны в обращении и могут вместить значительное количество карточек. В таких картотеках карточки можно легко классифировать с помощью разделителей на отдельные группы. При этом картотека делится предварительно на две части: на неисполненные и исполненные документы. По мере исполнения документов карточки переставляются во вторую часть картотеки.

канцелярии учреждения карточки в картотеке целесообразно расставлять по вопросному признаку, т. е. по содержанию документов. При большом массиве карточек внутри отдельных групп картотеки, расположенной тематически, можно выделить более мелькие группы (рубрики). Картотека структурных подразделений, по своему объему значительно меньшая, может строиться по другим признакам: корреспондентам, хронологически и т. п.

Карточная форма регистрации дает возможность составлять отдельные картотеки на такие категории документов, как распорядительные предложения, заявления, жалобы трудящихся (расставляемые алфавиту фамилий заявителей).

Вертикальные картотеки при небольшом массиве карточек устанавливают на столах, в выдвижных ящиках письменных столов. При большом массиве они монтируются в картотечных шкафах, состоящих из отдельных секций. В этом случае передняя стенка ящиков иногда откидывается и наклоняется под углом 20^, что дает возможность легче размещать и искать карточки.

В картотеках подвесного хранения используют папки, в которые вкладывают карточки или документы. Такие картотеки устанавливают в ящиках столов (при небольшом объеме), в шкафах, стеллажах. Разновидностью их являются диагональные подвесные картотеки. Они имеют хороший обзор, так как цветные индикаторы или другие обозначения обеспечивают быстрый поиск папки. В плоских (ступенчатых) или обозримых картотеках карточки расположены горизонтально, при этом край (размером 5-10 мм) каждой карточки остается видимым. На нем пишут признак классификации: вопрос, корреспондент, автор и т. п. Держатель карточек крепится в метталической раме. Такие картотеки удобны в справочной работе, однако сложнее вертикальных по устройству.

Во вращающейся картотеке карточки закреплены на стержне оси. Такие картотеки громоздки и имеют небольшой объем хранения.

При больших массивах, насчитывающих десятки и сотни тысяч карточек, применяют механические картотеки. Подача лотков с карточками осуществляется в них автоматически с помощью специального пульта управления. Картотеки ручной сортировки применяют для поиска перфокарт с краевой перфорацией, щелевых, просветных (суперпозиционных).

Организация доставки документов. Доставку корреспонденциииз экспедиции в структурные подразделения в учреждениях I, II, частично III корреспонденция доставляется секретарями, другими техническими работниками. Способы организации курьерской связи зависит от количества структурных подразделений, их расположения, объема документооборота, специфики деятельности учреждения, числа исполнителей. Наиболее рациональной является кольцевая курьерская связ. Рейсы курьера совершаются по заранее разработанным маршрутам, в которых установлены пункты приема - передачи документов, количество рейсов (обычно два - четыре) в день, их продолжительность. При этом курьеры должны не только передавать, но и забирать из структурных подразделений подготовленную к отправке корреспонденцию.

Срочные письма и телеграммы доставляются по назначению немедленно, вне графика.

Транспортировка документов в структурные подразделения может осуществляться с помощью механизированных способов: пневмопочты, лифтовых или горизонтально-вертикальных подъемников, ленточных транспортеров, электромагнитной почты. В учреждениях I или II категорий на ряду с внутренней курьерской связью имеются курьеры для доставки документов в другие учреждения.

Рациональная организация доставки документов убыстряет документооборот, высвобождает специалистов аппарата управления от выполнения несвойственных им функций приема - передачи документов, способствует более оперативному управлению.

Рассмотрение документов руководством и их исполнение. Документы, доставленные руководству учреждения, структурных подразделений, ответственным исполнителям для решения по существу содержащихся в них вопросов, рассматриваются, как правило, в день поступления.

Если в корреспонденции имеются ссылки на документы учреждения, которому она адресована, такие документы подбираются референтом или секретарем и передаются вместе с доставленной корреспонденцией на рассмотрение. Решение о характере исполнения документа оформляется резолюцией руководства. В ней указывается, кому документ направляется, содержание исполнения, срок исполнения (если он не указан на документе), подпись руководителя и дата. Если исполнение поручается нескольким лицам, фамилия ответственного указывается первой или подчеркивается. Резолюция должна быть краткой. Ее следует писать на самом документе согласно ГОСТу. Не рекомендуется составлять резолюции на отдельных листках бумаги, подкалываемых затем к основному документу, так как при подготовке дел к сдаче в архив учреждения подобные резолюции легко потерять. Исключение допускается только для таких документов, как законы, указы, постановления и распоряжения Совета Министров, при рассмотрении которых резолюции пишутся на отдельных листках, после чего документы возвращаются по месту хранения (секретариат, юридический отдел и т. п.). После рассмотрения руководством документ возвращается в канцелярию для перенесения резолюции на регистрационную карточку. Для сокращения времени прохождения входящий документ иногда передается секретарям руководителя вместе с двумя-тремя экземплярами регистрационных карточек.

После резолюции руководителя секретарь переносит ее во все экземпляры карточки, направляя сам документ непосредственному исполнителю, а два экземпляра регистрационной карточки - в канцелярию и контрольную службу. Тем самым достигается однократное пребывание документа на регистрации канцелярии. В практике работы некоторых учреждений I и II категорий секретари записывают резолюции руководителей в специальные информационные листы, которые по окончании рабочего дня сдаются в канцелярию. Там резолюции с этих листов переносятся на регистрационные карточки. Такая операция называется переметкой. В некоторых министерствах в канцелярии создается специальная группа переметки. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое делается соответствующая запись в регистрвционной карточке.

Исполнение документов осуществляется в сооветствии с правилами составления и оформления документов, установленными единой государственной системой делопроизводства и государственными стандартами.

Часть поступивших документов, например директивные документы вышестоящих органов управления, содержащие поручения совершить определенные действия, не требуют письменного ответа.

Исполнение таких документов заключается в организации работы по претворению поручений в жизнь. На них ставятся отметки: "Исполнено", "Принято к руководству" и т. п., подпись исполнителя и дата.

Как правило, не требуют письменного ответа и документы, присланные в справочно-информационных или отчетных целях. После исполнения на них проставляют отметки: "Включено в план", "Включено в отчет" и т.п.

Значительное место в работе исполнителя занимает также составление инициативных исходящих и внутренних документов. Прохождение исходящих документов в учреждении включает составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование, подписание, регистрацию и отправку. Для сокращения времени подготовки документа рекомендуется рассылать копии проекта заинтересованным подразделениям и должностным лицам. На основе х замечаний проект дорабатывается и передается на подпись руководству. Перед подписанием исполнитель проверяет правильность содержания документа, наличие виз и приложений. На подпись руководителю документ передается вместе с материалами, на основании которых он готовился.

Отправка исходящих документов. Производится централизованно экспедицией, канцелярией или секретарем (в учреждениях IV категории). Экспедиция или секретарь учреждения, получив документы для отправки, проверяет правильность их оформления, наличие приложений, надписывает адрес, в необходимых случаях сообщает особый характер отправления (заказное, ценное, авиа). В учреждениях I и II категорий при направлении документов постоянным корреспондентам (вышестоящим или подведомственным учрежденим) применяют конверты с заранее напечатанными адресами учреждений. При направлении документа, подлежащего возврату, на нем ставится соответствующая пометка - "Подлежит возврату". Для отправки документов непостоянным корреспондентам, целесообразно применять конверты с "окошечком", средняя часть которых делается прозрачной. Документ вкладывается при этом в конверт таким образом, чтобы написанный на нем адрес был виден в "окошечко".

Документы направляются адресатам в день их передачи в экспедицию. Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.

Прохождение документов в учреждении и операции, совершаемые с ними, можно изобразить графически в виде оперограммы. Количество операций понятие условное, зависящее от их детализации. Детализация и укрупнение операций определяется целью, задачами и назначением оперограммы.
 
 

Исполнители
 
 

1. Прием документов

2. Первоначальная обработка поступающих документов

3. Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов

4. Регистрация документов

5. Рассмотрение документов

6. Направление документов в структурное подразделение

7. Рассмотрение документов

8. Исполнение документов

9. Согласование и подписание ответных документов

10. Подготовка документов к отправке

11. Отправка документов
 
 

В данной оперограмме показан путь поступившего документа, рассматриваемого руководством учреждения. Могут быть графически изображены и другие варианты: путь документа, направленного в структурное подразделение, минуя руководство; путь, проходимый распорядительным документом; путь телеграммы и т. п.