поступающих (входящих), отправляемых (исходящих) и внутренних. В составе поступвющего и отправляемого потоков выделяются документы вышестоящих и контралирующих органов государственной власти, государственного правления, партийных органов, а также документы подведомственных учреждений и отдельных граждан. Потоки внутренние состоят из документов, создаваемых в самом учреждении и циркулирующих внутри него.

Поступающие в учреждения документы направляются:

1)руководителям,

2) в структурные подразделения и

3) отдельным исполнителям. Правильная организация документооборота

предполагает прямоточность движения документов, т. е. прохождение их кратчайшим путем через наименьшее количество инстанций, исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения. При этом необходимо руководствовать принципом однократного пребывания документа в одной инстанции.

С целью ускорения прохождения и наиболее рациональной обработки документов создаются схемы движения их основных категорий (входящих, исходящих, внутренних).

Организация документооборота зависит от масштаба деятельности учреждения, его функций, количества звеньев управления и объема документооборота. Объем документооборота складывается из числа входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период, обычно за год. При этом отдельно учитывают копии документов. Общий объем документооборота выражается дробью, где в числителе отражено количество основных документов, в знаменателе - число экземпляров их копий. По объему документооборота учреждения делятся на черыре категории:

I - объем документооборота свыше 100 тыс. документов,

II - от 25 до 100 тыс.,

III - от 10 до 25 тыс.,

IV - до 10 тыс. документов.

В канцелярии учреждения периодически (обычно ежемесячно) составляют сводку об объеме документооборота. Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности делопроизводственного персонала, выбора технических средств при механизации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами.

Оперативность и надежность управления связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связам (по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между струкрурными подразделениями и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.