Управленческая деятельность присуща всем учреждениям,организациям и предприятиям. Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, контроль, подбор и расстановку кадров и т.д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которой фиксируется в документах.

Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. Материальными носителями фиксированной информации являются документы.

В зависимости от конкретной управленческой ситуации создаются десятки различных видов документов. Вид документа следует отличать от его разновидности. Вид документа объединяет ряд разновидностей. Так, например, протокол - вид документа.

Разновидности его: протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса, протокол разногласий и др. Или: акт - вид документа, его разновидности - акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт недостачи и др.

Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД). В составе ОРД различаются три группы: организационные, распорядительные и справочно-информационные документы. К организационным относятся уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания, к распорядительным - постановления, решения, распоряжения, указания, приказы. Группа справочно-информационных документов включает письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения, обзоры и т.д. К ОРД относится также документация по личному составу, или кадровая документация. Это заявления, справки, характеристики, личные карточки, различные учетные формы.

Отдельные формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Так, планирование осуществляется путем составления планов, различающихся в отраслевом, территориальном разрезе, по срокам. Учет отражается в статической, бухгалтерской документации: Материально-техническое снабжение фиксируется в договорах, актах, нарядах, письмах, доверенностях и т.д.

Таким образом, каждая функция управления отражается в определенных документах, служащих способом и средством реализации управленческих решений.

Создающиеся в процессе управленческой деятельности документы подразделяются по содержанию информации, происхождению, месту составления, способу изготовления и т.п.

По содержанию информации документы отражают основные функции управления. По происхождению они подразделяются на служебные и личные. По месту составления делятся на внешние - поступающие в учреждение или отправляемые им и внутренние - созданные и используемые внутри аппарата конкретного учреждения.

В зависимости от способа изготовления документы бывают рукописные, машинописные и типографские. По форме изложения информации они могут быть типовыми, созданными для всех или ряда учреждений, и индивидуальными. ПО количеству вопросов, включенных в текст, различаются простые (содержащие один вопрос)и сложные (содержащие несколько вопросов) документы.

Документы могут иметь текстовую, табличную и смешанную форму. Управленческие документы создаются на бумаге, перфоленте, магнитной ленте, фотопленке. Внедрение автоматизированных систем управления способствует увеличению удельного веса новых носителей информации.